图文档管理是WINDCHILL系统的基础功能，也是实现其它功能的前提基础。图文档管理的核心，是要让正确的文档，在正确的时间，分发到正确的人手中，避免图文档数据的混乱。

图文档管理包括图文档存储管理、编码管理、版本管理、权限管理、检索管理、浏览与圈阅、协同讨论、文档预订等部分的内容。

通过图文档管理，确保图文档数据编码唯一，存放有序，需要时能迅速地找得出来。并尽可能提升图文档数据的重复利用率。

　　在WINDCHILL系统中的文档，可以按“产品”或“存储库”的方式进行存储。对于每一个产品，其相关文档作为一个整体进行存放；对于一些公共文档（如标准件、技术资料等），可以设置为不同的存储库进行分类存储。

　　对于部分零部件，当其未被其它产品借用，只属于某一特定产品时，先将其存放于产品之中。当其被其它产品借用一定次数，被多个产品同时使用时，可以再将其移到存储库中，从而将其由属于某个特定产品的非标件变为同时属于多个产品的通用件。

　　通常情况下，产品只对该产品的参与者开放，而存储库则对全体用户开放只读权限，而赋予存储库管理员写权限。产品和存储库的权限，可视具体情况进行灵活调整。

产品和存储库内部，都可以创建多层文件夹结构，并可对不同的产品、存储库，以及其内部的文件夹灵活设置动态的用户权限，详细情况请参阅权限管理部分。

在WINDCHILL管理体系下，所有正式版本的文档，都只在WINDCHILL服务器上保留唯一副本，本地计算机上不再保留副本，所有用户需要查阅文档时，都直接从WINDCHILL服务器读取，确保所有用户所取得的都是最新版本的文档。

　　在WINDCHILL系统中，图文档数据的编码，可以按手工编码或自动编码两种方式进行。若采用手工编码方式，设计人员在WINDCHILL系统外申请编码，然后手工录入系统，由系统进行唯一性校核，确保编码的唯一性。若采用自动编码方式，则由系统自动生成编码，无需人工干预，系统自动确保编码的唯一性。用户可以根据自身的实际需求，决定采用手工编码或自动编码。

　　WINDCHILL系统提供了强大的版本管理功能，采用大版本与小版本相结合的管理方式。大版本通常用大写的字母表示，小版本通常用数字表示。当用户将文档检入WINDCHILL服务器时，自动生成一个新的小版本；当用户对文档进行了较为重要的更改时，可以根据预设的规则流程，将其修订为新的大版本。

例如，用户新建一份CREO文档，第一次检入到WINDCHILL服务器时，其版本号为A.1，经修改重新检入后，依次生成版本号A.2，A.3，此时产品定型。当产品定型后，若再需对其进行修改（通常需要走变更流程），为了和以前的版本相区分，可以将其版本号修订为B.1。

　　WINDCHILL系统会记录文件的全部历史版本。在缺省情况下，用户所查看到的，都是文档的最新版本。用户可以根据实际需求，方便地查找以前的任何历史版本。WINDCHILL系统会详细地记录每个历史版本的生成时间、状态、修改人等信息，确保文档的变更历史全程可追溯，如下图所示：

　　此外，还可以结合ProductView工具，比较各版本间的差异。如下图所示，绿色部分表示两个版本中相同部分，粉红色的文字部分，则为两个版本的差异之处。

　　WINDCHILL系统提供了一套非常灵活的动态权限策略，可以根据不同的用户角色、不同的文件类型、不同的文件夹，以及不同的生命周期阶段，让用户权限实现动态变化。

下图即为一个简单的权限模型示例。从中可以看出，对于不同的用户角色、不同的文档类型、不同的生命周期阶段，其权限是自动变化的。例如，对于设计文档，在设计阶段，设计工程师具有完全控制权限，可以进行任意修改，此时对其他用户不可见。而到了定型状态，则变为只读权限，同时对其他用户开放只读权限。同样，质量工程师对质量文档在设计阶段具有完全控制权限，其他用户则只能在定型状态具有只读权限。

　　WINDCHILL系统提供了强大的文档检索功能。用户可以根据”标题”、”版本”、”创建者”、”修改时间”等文件属性，以及”材料”、”供应商”等自定义属性，通过多项条件对文档进行精准检索，快速定位自己想要的文档。

以下两图中，分别为用户设置的检索条件及检索结果。以此例中，用户以”材料”、”设计”、”供应商”三项属性作为过滤条件，对文档进行检索。找到两项符合检索条件的文档，在结果中予以显示。

　　对于检入到WINDCHILL系统的PRO/E、SOLIDWORKS或其它CAD文档，以及OFFICE文档，会自动生成轻量级的可视化文件。用户可以通过IE插件，通过WEB浏览器查看图档，并可进行尺寸测量，添加注释等圈阅信息。

通过WINDCHILL系统的浏览及圈阅功能，没有设计任务的管理人员，无需安装PRO/E或其它CAD软件（如AUTOCAD、SOLIDWORKS等），即可通过IE浏览器查看PRO/E或其它CAD图档，将为企业节省大量的PRO/E或其它CAD软件的 LICENSE费用。

　　在WINDCHILL系统中，对于每一个产品、项目，或者零部件等每一个信息主体，都可以开辟一块独立的讨论区，供团队成员进行意见交流。

用户也可以对感兴趣的讨论主题进行预订。如此，当有新的用户发表意见时，系统便会以邮件的形式进行通知。

讨论区的具体形式，类似于BBS论坛，如下图所示：

　　在设计过程中，设计人员可能会从别的产品或项目借用零部件。此时，设计人员就会时时关心别的用户对所借用文档的修改或更新。在WINDCHILL系统中，用户可以对自己关注的文档进行预订。如此，当有其他用户对预订文档进行修改或更新时，系统会以邮件的方式进行通知。

用户可以根据具体需求，对所关注文档的修改、删除，或者移动位置等各种事件进行预订。用户对文档进行预订时，除将自己指定为邮件接收人外，也可以将其他人（一人或多人）指定为邮件接收人，即用户可以为别人预订文档。当所预订的事件发生时，WINDCHILL系统便会向全部邮件接收人发送邮件进行通知。

下图即为文档预订邮件示例。在本例中，用户对”消声器”文件进行了预订，当该文件被修改时，系统便以电邮的方式对用户进行提醒。