OA系统若干问题分析及策略研究

一、OA系统的主要功能及意义

       现有OA系统的主要应用是实现三大类功能，即信息处理、日程安排、文件审批。

       1、信息处理

       企事业单位办公人员的首要工作就是针对各类信息的处理，基本信息类型包括：个人工作信息和部门交流信息。处理信息基本步骤有：获取信息、整理信息、送审信息、批阅信息和发布信息。利用网络系统处理各类信息，明显提高了办公人员的工作效率，也使工作方便许多。通过使用OA系统的这项功能，我们工作需要的各类信息都可以及时整理和上报，这对于实时决策有很重要的意义。

       2、日程安排

       工作的日程安排是单位的又一项重要内容，日程包括个人的日程(含考勤)，集体的日程，各类空间和实物的使用日程等等。能够科学合理的安排日程，不仅对工作的有序展开有极大意义，而且对提高工作的整体进度有很大的影响。办公自动化系统对办公资源的合理配置和科学调度，对时间和资源做到了最大限度的有效利用，使办公人员能够有计划地开展工作，大大的提高了工作效率。

       3、文件审批

       文件审批作为OA系统中最复杂的模块，无可厚非，它也是最重要的功能。传统的文件审批只有部分办公人员能够参与到各个环节中，文件的审批环节与审批流程相对应，文件的审批环节通常都是由各级领导完成的，所以本功能的实现改变了传统的管理观念，即改变了非要上门请示审批的“官本位”思想。而有些文件保密性要求高，还需要在客户端加密，在服务器中保存的都是密文，同时查询的权限也是单向的。OA系统的建设改善了传统文件审批的保密性不足的问题，但其仍存有有缺陷，网络安全的局限性是现有技术还解决不了的，所以创新开发迫在眉睫。

       总之，OA系统的建设和应用，对于提高一个单位的管理工作效率，适应信息时代的要求，带动单位的管理创新，提高核心竞争力都有很重要的意义，。OA系统的应用建设，将会掀起跨时代的风潮。

二、应用OA系统存在的问题及处理方法

       1、信息处理流程缺乏灵活性

       信息处理是OA系统应用最广泛的功能，包括收文登记、办公室拟办、领导审批、部门办理及发文起草、公文审核、签阅、签发等步骤。与传统纸质方法相比，OA系统的优越性是：实现公文即时共享、提高工作效率等等。但在中间流转环节就凸显出了OA系统的劣势，明显灵活性不够，高效大打折扣。针对这个问题，部分单位建立由一级中转站和二级中转站组成的的流程传递模式，由各部门指定相应人员负责公文信息传递。

       2、缺乏操作监督与效能管理

       由于目前OA系统在效能管理监督模块上不够完善，不能及时对延时完成的公文做出提示，造成了公文延误的有害影响。因此，加强完善OA系统效能管理监督模块，实时督办催办、制订评分量化标准、落实责任制度，以确实有效的奖惩手段来增强办文意识。

       3、存在信息安全隐患

       网络的开放性、匿名性是造成病毒入侵，重要信息外漏或被篡改的主要原因。据统计，大多数OA服务器都曾受到木马攻击或黑客控制，信息安全成了最大问题。在OA系统成功建立信息防护之前，我们应首先对网络安全管理机制和OA数据备份机制进行完善；然后，用户也应建立信息安全的管理意识；最后，双方共同建立全面的监督体系，以确保信息的安全防护。

三、OA系统建设的建议

       1、认识到OA系统的应用是一个循序渐进的过程

       OA系统涉及多部门多功能的复杂业务，以往的经验告诉我们，短期想达到全方位应用OA系统是不可能的。就针对我国企事业单位的基础数据不规范，办公流程不清晰的问题，我们也要做好打长期战的准备，因此OA的建设过程一定要一环扣一环，循序渐进才是成功的唯一途径。

       2、引入知识管理概念

       大量的零散信息使得简单的查询功能已经难以满足用户深层次的搜索需求。在实际工作中，实现关键字组合查询或全文检索是当前的迫切要求。而知识管理能做到的，就是对一个单位集体的知识与技能的捕获，并将最适当的信息回馈给恰当的人选，以使他们做出最优质的决策。因此，在企事业单位OA系统中，构建一个对信息进行分类、整理、传递的管理子系统，引入知识管理概念必不可少。

       3、考虑0A与MIs系统的整合问题

       管理信息系统MIS，因为业务单一所以一般不参与人多部门的流程作业操作，建设起来也比OA系统容易。有集中统一的数据库是MIS系统成熟的标志。领导需要全面准确的数据基础来做出准确有效的决策，这就需要思考如何在OA系统建设中整合MIS系统，通过技术实现各种业务数据的统计分析功能是OA系统建设的更高要求，因此整合OA和MIS系统对以后决策的准确性有很大影响。

       4、清楚0A系统授权管理机制

       按照一般理解，信息系统的授权机制，都是按业务划分岗位，然后按岗位授权。一个工作流大概来说四个环节：起草一审核一发布一阅读。但是业务岗位授权，只能解决处理事务阶段，实际上一个完整的业务流程各个环节的授权是不同的，针对业务实际，这就需要不同的岗位对数据有不同的操作，不同的职位对数据有不同的操作，不同的部门对数据有不同的操作，综上所述，在OA设计中一个用户既属于一个岗位，也属于一个部门，还要有一个职位级别，而这些都要求完善的授权管理机制完成。

       5、实现“掌上”办公

       随着智能时代的到来，信息网络大规模扩展，智能手机、IPAD等移动客户端的普及，使得掌上办公不再是梦想。办公单位OA系统APP应用是大势所趋。在移动设备上实现办公处理、通讯录管理、领导日程、个人日程等功能，极大提高了办公人员的工作效率，达到充分利用网络信息平台解答处理各类问题的目标。

四、结束语

       现在的OA系统正处于普及阶段与发展阶段的过渡阶段，但距真正成熟还需要一段比较长的发展距离。若想为OA系统的发展提供助力，管理制度的建设、领导的重视、政策的支持以及各部门的密切配合，缺一不可，只有不断创新和改进，才能使OA系统应用成为一种长效机制，完成从“有”到“优”，去“繁”从“简”的质的飞跃，变得更加智能化、更加人性化。