一、OA系统功能分析
(一)基本功能分析
知识管理功能依旧是用户普遍重视和需求的功能，不同用户对于OA系统知识管理功能的要求存在一定的差异，具体来说，是因为用户自身工作环境的差异性。
(二)数据处理功能
1.语义化功能
目前，信息机构以基于语义的数据处理为主要处理方法。具体来说，核心语义技术主要有语义标注、检索、建模、知识抽取等等。语义化指基于HTML标记或者是基于其专有属性来格式化文档内容，进而帮助计算机理解、处理、再利用这些被格式化后的文档内容。
2.可视化分析功能
自动分析技术与交互技术二者合理结合，可以得到可视化分析。具体来说，其基于交互的可视化界面展开，对简化分析推理起到一定程度的积极影响。可视化分析功能的主要目的是为用户有效理解相对复杂的数据提供便利，进而帮助用户合理做出推理和决策。值得一提的是，现在所分析的可视化分析功能，与传统OA系统的信息可视化功能存在一定的差异，二者并不等同。其根本原因在于，信息可视化功能主要针对的对象为计算机自动生成信息的交互式图形表示，对其展开设计、开发、应用。
(三)知识自动化功能
数据处理功能，相对而言是OA系统的关键扩展功能。但是，知识自动化功能对OA系统的服务能力发挥着重要影响。因不同用户工作领域或者是系统等因素的差异性影响，导致其知识管理功能产生一定的差异性。知识自动化功能，旨在诱发知识传播、获取、分析、影响、产生等。
二、OA系统文件管理功能建设
(一)理论基础
基于档案管理视角下的OA系统，应该注意选择一个共同的理论指导基础，来更好地处理OA系统文件与档案管理二者的关系。“文件生命周期理论”则是一个很好的指导理论，基于此理论可以保障档案管理与OA系统二者更好地结合。具体来说，其是指文件自产生至形成档案全过程被视为一个生命周期，进而基于一体化思想展开指导。
(二)注意定位
通常情况下，档案管理普遍侧重于文件管理方式，不重视甚至忽视档案的重要性。如此一来，势必会在一定程度上导致OA系统产生局限性。因此，注意定位，是合理、高效地结合OA系统与档案管理至关重要的问题。值得注意的是，现代化档案管理T作要着重加强对档案的认识，不应该将工作重点局限于文件上。
(三)需要注意的内容
为了保障OA系统文件管理与档案管理二者的无缝衔接，应该注意工作流性质的文件与数据流性质的档案二者问的合理转变。值得一提的是，在设计阶段应该注重转化方式与数据输出。除此之外，还应该侧重于关注管理功能的需求。整体来看，原有的文件管理流程相对而言更侧重于文件办理，档案管理则更注重文件存档，相对而言，日常工作需求中对后者提出的要求更高。由此可见，基于档案管理视角下0A系统文件管理功能建设应着重注意实现“办公自动化”功能。
(四)建设过程
1.用户需求分析
首先，分析用户对档案管理的需求。可以将其大致分为文书档案、科技档案、专门档案。调查用户需求的方法，通常情况下选择采用专题小组讨论、专家访谈方法。OA系统文件管理功能建设活动展开过程中，电子文件的读取主要是依据生成时的元数据与背景信息，分析功能需求，则应注意采取有效措施对二者进行归档处理。
2.管理功能分析
具体是指，根据用户需求制订档案查询，甚至必要时可以提供打印、录入功能。值得一提的是，档案管理功能应该注意根据不同用户权限制订不同的用户功能。通常情况下，管理功能主要涉及用户档案管理、财会卡当案管理、查询与借阅管理、录入管理等等。这里需要注意的是，档案部门应拥有一定的权限，以全程监控文件形成、运转、归档。
三、结语
综上所述，基于档案管理视角下的OA系统文件管理功能，更有利于信息资源共享，从而为用户信息检索提供便利，为用户提供更好的服务。本文基于档案管理视角下的OA系统文件管理功能建设这一内容展开详细分析，以期对促进OA系统管理功能建设起到积极的推动作用，对建立更好、更完善的共性档案信息网络化服务体系产生积极影响。
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