关于库存管理系统浅析

1、引言

 

       当前，我国企业库存管理流程不尽科学、库存管理机制不尽合理，究其因，信息不畅和库存管理模式落后是企业存在的根本问题。主要问题表现如下：许多企业延用的是传统库存管理模式，存在着许多与现代库存管理要求不相容的地方，影响了库存管理的效率和有效性。首先，没有把库存管理管理上升到事关公司存亡的战略性高度来考虑，不重视库存管理，没有把库存管理策略和合作伙伴(第三方库存管理商)的选择评估标准作为企业整体战略中的一部分。其次，不注重长期供应商的关系管理。库存管理中缺乏从关注过程向建立战略合作伙伴关系、建立双赢机制转变。采供双方未建立稳定的协作关系，以临时的或短期的合作机制为主，造成了竞争多于合作，进而导致了库存管理过程的不确定性。这种库存管理很像散兵游勇，难以成为正规军，其后果是售后服务没有保障，同时在市场经济条件下一味追求单赢，长此以往，寻找合作伙伴的路越来越窄。再次，集团企业的分散库存管理忽略了整体利益的最大化。管理者以为是相互间有制约是件好事，但实际上分散了库存管理量错过了整体带来的价格和售后优势，其后果是资源的浪费和人工成本的增加。

 

2、系统分析

 

       库存管理特别受到管理层的重视。但是，企业传统的库存管理流程冗长、繁琐，在实际操作中管理和库存管理人员职责不明确，制定的库存管理流程流于形式，使得整个流程未发挥效力，无形中增加了成本。现有的库存管理模式主要表现在以下两个方面：

 

       第一，目前该公司现有的库存管理模式和信息化极度落后，库存管理模式仍采用电话和传真方式联系供应商进行询价和报价活动，信息化水平只位于在互联网发布需求信息，根本没有为供应商提供更为具体的信息资源。使得整个库存管理活动响应市场能力差，库存管理周期长且冗余环节多，根本不能适应激烈地市场竞争和企业的发展的需求。

 

       第二，没有与供应商协调统一起来，还处于传统库存管理模式，供应链管理尚未建立。需要立刻选择优质的供应商建立战略伙伴关系，建立供应链管理体系，提高企业的市场竞争力。

 

       因此，在对整个企业和库存管理部门调研分析过程中，需要立刻解决的是优化企业生产经营过程中的整个业务流程，并且对流程中的每个工作节点进行分析，强化每一个环节上的特点和作用，抛弃不合理或者多余的环节，实现业务流程的优化重组，为企业降低成本投入创造可能。同时，要求系统成为资源信息共享的平台。

 

3、详细设计

 

       通过上述分析我们可以在总体的基础上进行管理系统的详细设计，它以库存管理单为主线，实现了对库存管理流程的跟踪管理，包括库存管理申请、制订库存管理计划；维护和修改库存管理单；查询各种库存管理单的执行状态；收货、退货管理等功能。可以分为以下几个部分。

 

       （1）基础数据管理

 

       基础数据对系统中经常重复使用的公用数据、基础静态数据进行定义和维护，保证数据的规范性和准确性，并提高效率。包括：订单方式维护、交货方式维护、库存管理员维护、退货维护、库存管理系统维护。

 

       （2）库存计划管理

 

       库存计划管理当中包括库存计划维护和库存申请单明细表两个界面。其中，库存计划维护界面含有编号、名称、类型、数量、规格、需求时间和申请部门。可以在此界面而当中进行添加和查询，同时，也可对已生成的库存计划进行修改和删除。经批准的库存计划可以生成库存订单，对没有批准和取消的库存计划，可进行修改和删除。库存申请单明细表界面当中，可以查阅所有的库存申请单。

 

       （3）库存管理订单管理

 

       库存订单管理界面包括库存订单维护、库存合同维护和库存订单结案三个界面。库存订单维护可以通过编号查询库存订单的制单日期、经手人以及订单的具体执行情况，也可以通过添加生成新的订单。库存合同维护是库存订单管理中的重要部分，库存人员通过添加合同编号、对应的订单编号、供应商名称、付款方式、收货时间、总价、合同签订时间以及相互之间约定的罚金比率和预付金额来生成新的库存合同，系统将自动添加到库存合同明细表中。同时．也可以通过输入合同编号来查询已生成合同的具体项目。库存订单结案中，库存人员可以添加订单编号、物料编号、物料名称、需求数量、物料规格、单价、需求时间以及供应商名称来生成库存订单的明细。确认后，系统将自动将上述项目添加到库存订单明细表中，完成订单管理操作。

 

       （4）供应商管理

 

       供应商管理包括供应商资料、供应商价格、供应商评估和供应商资料更新四个界面。供应商资料界面，主要包括供应商的编号、名称、地址、企业性质、开户银行、付款方式、联系电话、联系人和备注等。采购人员通过输入供应商编号进行查询，具体记录在供应商资料更新部分填写。供应商价格界面，主要包括报价单编号、物料编号和名称、供应商名称、规格、日期、开户银行、批量范围、平均价格。库存管理人员可以进行添加、查询以及删除来控制。同时，系统根据操作自动显示到价格信息表中。供应商评估界面，主要包括物料编号和名称、供应商名称和编号、平均价格、售后服务、交货能力、信誉度和综台指数。采购人员可以通过输入供应商名称并结合以往数据来查询评估供应商的综合指数(分为4个级别——优、良、中、差)。同时，可以添加这些数据。供应商资料更新界面，是对供应商资料的前提。采购人员通过及时准确添加、修改和删除供应商赉料，保持对供应商资料的准确更新。

 

4、结语

 

       企业ERP系统的建设与开发对于任何一个企业来说都是一个长期探索和研究的过程，希望此系统对中小企业的库存管理提供技术支持和参考。