浅谈企业物资零库存管理

       现代企业面临一个需求多样化与个性化相结合的市场时代，于是生产过程对物资的柔性、刚性需求就体现在物资的采购与供应环节中。就企业而言，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物资输入输出的动态过程。其最初的物资采购过程运行的成功与否将直接影响到最终产品的定价以及整个供应链的最终获利情况。

 

一、零库存管理的内涵与意义

 

       零库存管理，顾名思义就是指生产企业的原材料供应中库存为零的一种管理模式。但现实中，零库存是一种特殊的库存理念，绝非不要库存或没有储备。所谓的零库存，是指物料在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中，不以仓库存储的形式存在，而均是处于周转的状态。零库存管理的意义：在保证生产正常进行的同时，最大限度地减少流动资金的占用，增加其周转次数；供应商因占有相对稳定的市场而给予价格折让，有效降低采购的中间费用，有利于企业降本增效；通过维持稳定的供应渠道得以保持物资质量的相对稳定，有利于生产经营；因存在合作协议，可享受良好、便捷的售后服务。

 

二、零库存管理的价值表现及适用对象

 

       1、零库存管理的价值表现：降低库存、节约资金、保障供应、方便用户、便于结算、互惠双赢。自2006年以来，“零库存”管理成为采购仓储配送公司物资管理中持续实施并不断推广的一种先进管理方法，对避免物资积压、降低库存资金占用、挖潜增效及推进精细化管理产生了重大影响。此外，零库存管理能有效地调整库存结构，使得物资储备更趋合理。

 

       2、零库存管理的适用对象。在生产企业的物资采购中，并非所有的物资都适用于零库存管理，其适用的前提条件为：一是零库存物资的市场价格在一定时期内应相对稳定；二是零库存管理的物资应为采购过程中同性质材料规格过于零散，使用相对不稳定且价格低廉的物资。该类物资若需方备用库存，因使用的相对不稳定易造成库存过大，而由供应商备用库存可最大限度增加需方的资金周转；三是零库存管理的物资在本地资源相对匮乏，不易采购，同时使用也有相对不稳定因素；四是市场上紧缺不易采购但又经常消耗的物资，为保证资源，可采用零库存管理的模式；五是存在着值得商榷的零库存管理的物资。即日常一般不使用，但为了应付突发事件又不得不备用的物资。因此类物资的使用完全处于不稳定状态，需方备用则占用资金时间过长，而如果交由供应商备库，无形中增加采购成本。解决方法应由本地供应商备库存，以现供情况锁定价格，但不限定其资源只供我方，而只要求其保证资源即可。

 

三、零库存管理的采购模式

 

       目前零库存管理按物资存放地点大体有两种模式：一是将物资存放在买受人指定仓库，此种模式一般是供应商在外地，买受人根据实际需求给供应商下达补库计划，而后根据实际消耗按月给予结算；二是将物资存放在供应商仓库中，供应商根据买受人计划保证随时供货，双方根据实际消耗按月结算对此，双方应有供货时间的限定，到货时间以不影响生产需要为底线，这也可以理解为即时制采购的一种。除此之外，就是供应商在买受人所在地建立仓库以保证供应，此种形式在我国比较少见。

 

       具体操作程序为：一般情况下，通过招标比价确定零库存物资的价格。但应在竞标和比价的同时注明此项竞标或比价的价格作为零库存的依据，因为零库存采购执行的期限较长，买受方应取得零库存物资价格的折让。如果竞标或比价未注明的，在签订零库存协议时，应与供应商作进一步的价格洽谈。在充分了解市场的前提下，通过业务洽谈确定零库存物资的价格。此类物资应为专供物资或专利产品等的采购。同时，充分了解市场上同类产品的价格或通过对标形式了解其他兄弟企业同类产品的价格，在此基础上作进一步的洽谈。

 

四、零库存管理存在的问题及解决对策

 

       1、主要潜存的问题：一是零库存物资的结算问题。结算问题的关键在于结算的时间和结算的数量。一般而言，结算时间以买受方规定的时间为准，但在结算的数量上却往往出现差错，如采购员把所有到货物资全部办理了入库，而不是按实际发生的业务办理入库；二是在买受方仓库存放物资的零库存管理易出现保管上误差，保管得当与否及保管费用的支出和保管一段时间后数量上的分歧等；三是零库存概念上的错误，这属于知识性的错误。零库存管理是一个企业或其采购部门的零库存，而不是可以分割的；四是零库存物资补库计划的下达及补库计划的准确性等方面的问题。鉴于上述问题描述，立足当前企业发展形势和市场的变化情况，建议如下：一是为将零库存管理更广泛地运用到实际管理中，继续适度扩大“零库存”物资品种与范围。二是尽管“零库存”物资是通过协议进行委托保管，但也存在着不足之处。例如：由于厂内设计变更等原因，有些代保管的“零库存”物资已不再使用，时间久了会发生变质、锈蚀等情况。为了安全和长远合作考虑，应对零库存物资实施动态管理，将不再使用或三个月未用的物资重新核实后确定是否退回厂家。三是加大质检部门对“零库存”物资的验收力度，增加日常抽检频次，保障“零库存”物资的质量，维护使用者权益。四是虽然零库存管理减少了我方的存货资金占用，但代保管物资仍然需要我方配备一定的人员及场地管理，占用着我方一定的管理费用。因此，为减少该部分管理费用，在现实运作中可从计划员下达的计划采购量上着手，根据实际动态和消耗情况，从源头上做好工作，合理确定代保管物资数量。五是委托保管物资也应该遵循“先进先出”的原则，我方应加强监管以避免因管理不善而造成不必要的损失。六是建立月度处内对账、季度供应商与我方共同对账制度。为避免零库存物资发生账物不符现象，每月月末可由计划员、采购员、保管员共同对代保管零库存物资进行账物核对，每季要求供应商与保管员共同核对账物至少一次，并对核对结果签字认可，以保护双方共同利益，避免纠纷。七是需要重新认识“零库存”物资的所有权。因它是责权外延，我方同样具有责任对等的要害关系，必须慎重保管好这部分物资的数量与安全库存。同时，在签定“零库存”物资协议时，要严格条款内容，以规范文本出现。

 

       总之，构建生产企业的“零库存”战略，必须转变思想观念，打破传统体制的束缚，使采购从简单的购买向“合理采购”转变。即选择合适的产品，以合适的价格，在合适的时间，按合适的质量，并通过合适的供应商获得，使物资供应呈现“及时”趋向，使“零库存”倾向非常明显。“零库存”是每个企业为降低成本所追求的合适的采购管理模式，而且对于库存物资种类较多、数量较大的生产企业更为有效，所以我认为生产企业实施“零库存”意义重大，效益可观。