使用“邮件合并”功能批量打印学籍信息核对表

新生一年级的建档工作已经开始了，不同于往年，今年特别严格，上级要求每个学生的家长都要对学生的基本信息进行核对，无误后签字画押，所以需要将学生的详细信息批量打印出来。我们山东省用的学籍管理平台并没有打印新生详细信息的功能，只能将信息导出。经过一番努力，我使用“邮件合并”功能实现了学籍信息批量打印。

首先在学籍管理平台中导出新生的信息，并保存为Excel表格。不过这个表格足足有60列，直接打印显然不是个好办法，就算学校有大幅面的打印机，也只能把打印出来的学生信息裁成长条，核对很不方便。

后来我到Excel交流论坛看了看，发现有不少老师使用VBA来实现，不过我并不精通VBA，为了打印学生的学籍信息核对表再去学习这些内容的话，又太慢了，任务紧迫，没有那么多的时间。

后来我发帖询问，有朋友提出了一个思路，使用“邮件合并”功能，我试验之后发现这个方法十分简便，而且效果很好，下面是具体的操作步骤。

1、准备数据源

这里使用的数据源当然就是包含学生学籍信息的Excel文件了。

2、建立模板

使用Word设计一个学生信息表格，表格项最好与Excel表格保持一致。这个表格就是我们需要进行邮件合并的模板，用来调用并显示Excel中的数据的。

3、进行邮件合并

点击Word的“工具”菜单（以2003为例），依次选择“信函和邮件”- “显示邮件合并工具栏”（这一步也可以在“视图”菜单中完成），然后我们会发现工具栏上多出了一栏，就是邮件合并工具栏。

（1）设置文档类型

点击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮（左边第一个），会弹出一个“主文档类型”对话框，为了节省纸张，我这里选择了“目录”。

（2）设置数据源

点击邮件合并工具栏上“打开数据源”的按钮（左边第二个），选择我们第一步中准备的Excel文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，点击确定，完成数据源设置。这样，我们的模板就跟Excel文件关联起来了。

（3）插入数据域

以插入新生姓名为例，将光标定位到表格中要插入学生姓名的地方，点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮（左边第六个按钮），在弹出的窗口中选择“学生姓名”，然后单击“插入”，然后关闭窗口。

重复上述操作，直到将需要填写的项目全部填完。

（4）查看合并数据

为了观察一下最后的效果，并进行必要的表格宽度调制，所以我们先查看合并数据，单击邮件合并工具栏上”查看合并数据”的按钮（“插入Word域”右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的最终模样，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。在这里，可以根据数据的长度对表格进行美化调整。

（5）合并到新文档

到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，但是只能打印当前学生的信息，想打印第二个学生则需要查看下一条，然后再次点打印，学生一多的话就十分不便了。这时我们可以选择“合并到新文档”，把所有信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了。

点击“合并到新文档”按钮，选择“全部”（也可根据自己的需要选择其他项目），确定之后稍等片刻，我们会发现所有学生的信息已经生成完毕，稍作排版之后打印即可。

总结：邮件合并功能非常强大，“插入Word域”的功能可以先对数据进行处理（逻辑算术运算格式化等）然后插入，比如要打印英语证书，可以设置分数小于60打印“不及格”，85以上打印“优秀”。这些东西就由各位老师自行挖掘了，呵呵。除了打印学生的学籍信息，我们还可以使用“邮件合并”功能批量打印信件（名字不同，内容相同）、批量打印学生胸卡，批量打印获奖证书、准考证等等。